Lextone Legal Services BV hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Deze Privacy policy geldt tevens voor de entiteiten/labels die onder Lextone Legal Services BV geschaard zijn, dit betreffen; ‘De Juridische Helpdesk’ en ‘Rechtsadvies’

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Lextone Legal Services BV  houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Verwerking persoonsgegevens

Persoonsgegevens van abonnees

Persoonsgegevens van abonnees worden door Lextone Legal Services BV verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Ten behoeve van de administratie van onze abonnementen;
  • In het kader van de communicatie voor de uitvoering van het abonnement op eerstelijns juridisch advies. Dit gebeurt schriftelijk en/of per e-mail. Denk hierbij aan informatie omtrent de status van een dossier, een telefonisch adviesgesprek en een advies per e-mail.

Grondslag voor verwerking van de persoonsgegevens is het overeengekomen abonnement met Lextone Legal Services B.V.

Voor de bovenstaande doelstellingen kan Lextone Legal Services BV de volgende persoonsgegevens van u vragen: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, adresgegevens, rekeningnummer, (zakelijk) telefoonnummer, (zakelijk) e-mailadres en geslacht. Verder kan er gevraagd worden naar gegevens die betrekking hebben op uw juridische vragen. Bijzondere persoonsgegevens zijn over het algemeen niet van belang voor onze dienstverlening. Bijzondere persoonsgegevens, bijvoorbeeld over uw gezondheidssituatie, worden enkel verwerkt wanneer u deze vanuit eigen initiatief en op vrijwillige basis met ons deelt. Indien wij in een incidenteel geval wel bijzondere persoonsgegevens nodig hebben om onze diensten te kunnen verlenen, zullen wij u hiervoor eerst uitdrukkelijk om (schriftelijke) toestemming vragen. 

Uw persoonsgegevens worden door ons opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen gedurende de looptijd van uw abonnement en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. Daarnaast kunnen uw gegevens langer worden bewaard  zolang dit op grond van een wettelijke verplichting noodzakelijk is.

Persoonsgegevens van product afnemers

Persoonsgegevens van afnemers van onze juridische documenten, inclusief controle door een jurist, worden door Lextone Legal Services BV verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Ten behoeve van de administratie van de opdracht;
  • In het kader van de communicatie voor de uitvoering van de opdracht. Dit gebeurt schriftelijk per e-mail en mogelijk telefonisch. Denk hierbij aan informatie omtrent de samenstelling van het juridisch document, een mogelijk telefonisch (advies)gesprek en een advies per e-mail.

Grondslag voor verwerking van de persoonsgegevens is de overeengekomen opdracht met Lextone Legal Services B.V.

oor de bovenstaande doelstellingen kan Lextone Legal Services BV de volgende persoonsgegevens van u vragen: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, adresgegevens, rekeningnummer, (zakelijk) telefoonnummer, (zakelijk) e-mailadres, geslacht, geboortedatum, bedrijfsgegevens, salarisgegevens en gegevens over het dienstverband. 

Uw persoonsgegevens worden door ons opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen gedurende de looptijd van de opdracht en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. Daarnaast kunnen uw gegevens langer worden bewaard  zolang dit op grond van een wettelijke verplichting noodzakelijk is.

Verstrekking persoonsgegevens aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij in ieder geval gebruik van een derde partij voor:

  • De administratie en incasso van onze abonnementen. Deze dienstverlening wordt uitgevoerd door Mempay;
  • Wanneer uw juridische vraag te complex is voor eerstelijns juridisch advies, kunnen wij, in overleg met u, uw dossier overdragen aan een gespecialiseerd jurist uit ons netwerk. 

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Lextone Legal Services BV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Lextone Legal Services BV van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van onze Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op via office@lextone.nl